Bill of Lading (B/L) là gì? Toàn tập kiến thức về Vận đơn đường biển

Bill of Lading (B/L) là gì? Tìm hiểu 3 chức năng cốt lõi, cách phân loại Master B/L, House B/L, Original B/L, Telex Release, Seaway Bill và vai trò của vận đơn trong logistics.

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, Bill of Lading (B/L), hay còn gọi là Vận đơn đường biển là một trong những chứng từ quan trọng cần có.

Đối với người mới tham gia vào chuỗi cung ứng, B/L có thể trông giống như một tờ giấy thông tin phức tạp. Nhưng trên thực tế, nó là "linh hồn" của lô hàng, quyết định quyền sở hữu và việc giao nhận hàng hóa.

Bài viết này sẽ giải thích chi tiết Bill of Lading là gì, các chức năng và cách phân loại vận đơn một cách dễ hiểu nhất.

1. Bill of Lading (B/L) là gì?

Bill of Lading (B/L) là một chứng từ vận tải do người vận chuyển (Hãng tàu - Carrier, hoặc Đại lý của hãng tàu - Forwarder) ký phát cho người gửi hàng (Shipper) sau khi đã nhận hàng hóa để vận chuyển.

Nói một cách đơn giản, B/L là:

• Biên lai xác nhận hãng tàu đã nhận hàng.
• Hợp đồng quy định các điều khoản vận chuyển.
• Chứng từ sở hữu hàng hóa, cho phép người nắm giữ nó được quyền nhận hàng tại cảng đích.

Chính vì vai trò "chứng từ sở hữu", Bill of Lading là một văn bản pháp lý cực kỳ quan trọng, có thể được dùng trong các giao dịch ngân hàng (như thanh toán L/C) và giải quyết tranh chấp.

2. Chức năng của Bill of Lading

Mọi vận đơn đường biển, dù ở hình thức nào, đều phải thực hiện ba chức năng cơ bản sau:

a. Là một Biên nhận hàng hóa (Receipt of Goods)

Đây là chức năng cơ bản nhất. B/L là bằng chứng xác nhận người vận chuyển (hãng tàu) đã nhận một số lượng hàng hóa với tình trạng và mô tả như được ghi trên vận đơn (ví dụ: "10 cartons", "Sealed container").

• Clean B/L (Vận đơn sạch): Là vận đơn mà trên đó, người vận chuyển không ghi chú bất kỳ thông tin bất lợi nào về tình trạng bên ngoài của hàng hóa (ví dụ: hàng bị ướt, thùng bị rách). Đây là loại B/L mà mọi nhà xuất khẩu đều mong muốn.
• Unclean/Claused B/L (Vận đơn không sạch): Là vận đơn có ghi chú (clause) của thuyền trưởng về tình trạng hàng hóa không hoàn hảo (ví dụ: "02 cartons damaged", "Barrels leaking"). Ngân hàng thường sẽ từ chối thanh toán L/C nếu gặp vận đơn không sạch.

b. Là Bằng chứng của Hợp đồng vận tải (Evidence of Contract of Carriage)

B/L là bằng chứng chi tiết về thỏa thuận vận chuyển giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Nó nêu rõ các điều khoản và điều kiện của việc vận chuyển:

• Hàng hóa là gì? (Description of Goods)
• Vận chuyển từ đâu đến đâu? (Port of Loading -> Port of Discharge)
• Ai gửi, ai nhận? (Shipper, Consignee)
• Tàu nào vận chuyển? (Vessel/Voyage)
• Cước phí thanh toán thế nào? (Freight Prepaid/Collect)

Mặt sau của B/L thường in các điều khoản chi tiết (terms and conditions) quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên.

c. Là Chứng từ sở hữu hàng hóa (Document of Title)

Đây là chức năng quan trọng nhất và đặc biệt nhất của B/L.

Người nào nắm giữ hợp lệ bản gốc Bill of Lading (Original B/L) thì được coi là người chủ sở hữu hợp pháp của lô hàng và có quyền yêu cầu người vận chuyển giao hàng tại cảng đích.

Vì chức năng này, B/L (loại "theo lệnh") có thể được mua bán, chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho một bên thứ ba ngay cả khi hàng đang lênh đênh trên biển. Nó có giá trị như một tài sản.

3. Phân loại các loại Bill of Lading phổ biến

Vận đơn được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Dưới đây là các cách phân loại quan trọng và phổ biến nhất mà bạn bắt buộc phải nắm rõ.

Phân loại theo Người phát hành (Issuer)

a. Master Bill of Lading (MBL)

• Là gì: Là vận đơn do Hãng tàu (Carrier) (ví dụ: Maersk, ONE, MSC) phát hành.
• Ai dùng: Hãng tàu cấp cho người gửi hàng (Shipper).
• Chi tiết:
  • Nếu chủ hàng (Shipper) tự đặt chỗ (book) trực tiếp với hãng tàu, hãng tàu sẽ cấp MBL cho Shipper.
  • Nếu chủ hàng dùng dịch vụ của Forwarder (Công ty giao nhận), Forwarder sẽ là người book tàu. Lúc này, trên MBL:
    • Shipper: Tên công ty Forwarder tại cảng xuất.
    • Consignee: Tên công ty Forwarder (hoặc đại lý) tại cảng nhập.

b. House Bill of Lading (HBL)

• Là gì: Là vận đơn do Công ty Giao nhận Vận tải (Freight Forwarder) tự thiết kế và phát hành.
• Ai dùng: Forwarder cấp cho người gửi hàng thực tế (Shipper thật).
• Chi tiết: Khi Forwarder gom hàng lẻ (LCL) hoặc thay mặt chủ hàng làm dịch vụ (FCL), họ sẽ phát hành HBL cho chủ hàng. Trên HBL:
  • Shipper: Tên người gửi hàng thực tế.
  • Consignee: Tên người nhận hàng thực tế.

Tóm tắt MBL vs HBL: Trong một lô hàng đi qua Forwarder, thường tồn tại song song 2 loại B/L:

1. MBL: Hãng tàu cấp cho Forwarder.
2. HBL: Forwarder cấp cho Chủ hàng.

Phân loại theo Hình thức phát hành (Release Method)

Đây là cách phân loại quyết định cách thức nhận hàng tại cảng đích.

a. Original Bill of Lading (B/L gốc)

• Là gì: Là bộ vận đơn (thường 3 bản gốc) được in, ký tên và đóng dấu "Original" bởi người vận chuyển.
• Cách hoạt động:
  1. Người gửi hàng (Shipper) nhận B/L gốc tại cảng đi.
  2. Shipper phải gửi toàn bộ bộ B/L gốc (thường qua chuyển phát nhanh quốc tế như DHL/FedEx) cho người nhận hàng (Consignee).
  3. Consignee phải xuất trình ít nhất 01 bản gốc này cho văn phòng hãng tàu tại cảng đích để nhận Lệnh giao hàng (D/O) và lấy hàng.
• Ưu điểm: An toàn tuyệt đối, đặc biệt khi dùng thanh toán L/C hoặc khi hai bên chưa tin tưởng nhau.
• Nhược điểm: Tốn thời gian, chi phí chuyển phát nhanh, rủi ro thất lạc B/L gốc (rất phiền phức).

b. Surrendered B/L (Telex Release)

• Là gì: "Telex Release" là một hình thức giao hàng mà Shipper không cần gửi B/L gốc cho Consignee.
• Cách hoạt động:
  1. Shipper yêu cầu hãng tàu phát hành B/L gốc.
  2. Sau khi hoàn tất thanh toán, Shipper nộp (surrender) lại bộ B/L gốc này cho văn phòng hãng tàu tại cảng đi.
  3. Văn phòng cảng đi sẽ gửi một "điện giao hàng" (Telex message) cho văn phòng cảng đích, xác nhận B/L gốc đã được nộp.
  4. Consignee chỉ cần xuất trình bản sao (copy) của B/L và giấy giới thiệu là có thể nhận hàng.
• Ưu điểm: Nhanh gọn, tiết kiệm chi phí, tránh rủi ro mất B/L gốc.
• Nhược điểm: Shipper mất quyền kiểm soát hàng hóa ngay khi yêu cầu Telex Release.

c. Seaway Bill (Express Release)

• Là gì: Là một loại vận đơn không có chức năng sở hữu (non-negotiable). Nó chỉ hoạt động như một biên nhận và hợp đồng vận tải. Không có B/L gốc được phát hành.
• Cách hoạt động:
  1. Hãng tàu phát hành Seaway Bill (thường là file PDF hoặc bản in).
  2. Ngay khi hàng đến cảng đích, hãng tàu sẽ tự động giao hàng cho người nhận hàng (Consignee) có tên trên Seaway Bill.
  3. Consignee không cần xuất trình bất kỳ chứng từ gốc nào, chỉ cần chứng minh mình đúng là người nhận hàng.
• Ưu điểm: Nhanh nhất, không tốn chi phí chứng từ.
• Nhược điểm: Rủi ro cao cho Shipper. Nếu Shipper chưa nhận được tiền mà hàng đã được giải phóng, họ sẽ mất hàng. Thường chỉ dùng cho các công ty mẹ-con, các đối tác cực kỳ tin cậy.

Phân loại theo Thông tin Người nhận hàng (Consignee)

a. Straight B/L (Bill đích danh)

• Là gì: Vận đơn ghi rõ tên, địa chỉ của một người nhận hàng (Consignee) cụ thể.
• Đặc điểm: Chỉ người có tên trên vận đơn mới được nhận hàng. Loại vận đơn này không thể chuyển nhượng cho bên khác bằng cách ký hậu.

b. Order B/L (Bill theo lệnh)

• Là gì: Đây là loại B/L phổ biến nhất trong thương mại quốc tế, đặc biệt là thanh toán L/C.
• Đặc điểm: Mục Consignee sẽ ghi là "To order of..." (Theo lệnh của...).
  • "To order of Shipper": Hàng sẽ được giao theo lệnh của Shipper. Shipper phải ký hậu (endorse) vào mặt sau của B/L để chuyển quyền sở hữu cho Consignee.
  • "To order of [ABC Bank]": Hàng sẽ được giao theo lệnh của ngân hàng ABC. Ngân hàng sẽ ký hậu chuyển quyền sở hữu cho người nhập khẩu sau khi họ hoàn tất thanh toán.
• Tính chất: Có thể chuyển nhượng quyền sở hữu (negotiable) bằng cách ký hậu.

4. Tóm tắt các thông tin chính trên Bill of Lading

Một B/L tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thông tin quan trọng sau:

1. Shipper: Người gửi hàng.
2. Consignee: Người nhận hàng.
3. Notify Party: Bên thông báo (Người mà hãng tàu sẽ liên hệ khi hàng đến, có thể trùng với Consignee).
4. Carrier: Tên hãng tàu vận chuyển.
5. Vessel / Voyage No.: Tên tàu / Số chuyến.
6. Port of Loading (POL): Cảng xếp hàng.
7. Port of Discharge (POD): Cảng dỡ hàng.
8. Description of Goods: Mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, thể tích (Gross Weight, Measurement).
9. No. of Containers/Seal No.: Số container, số chì (niêm phong).
10. Freight & Charges: Cước phí và các phụ phí (ví dụ: Freight Prepaid - cước trả trước; Freight Collect - cước trả sau).
11. Place and Date of Issue: Nơi và ngày phát hành B/L.
12. "Shipped on Board" Date: Ngày hàng hóa thực tế được xếp lên tàu (rất quan trọng cho L/C).
13. Number of Originals: Số lượng bản B/L gốc được phát hành.

Kết luận

Bill of Lading không chỉ là một tờ giấy biên nhận, mà là một chứng từ pháp lý phức tạp, nắm giữ quyền sở hữu hàng hóa. Hiểu rõ các loại B/L và chức năng của chúng là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ ai làm trong ngành xuất nhập khẩu.

Việc lựa chọn sử dụng Original B/L, Telex Release hay Seaway Bill phụ thuộc hoàn toàn vào mức độ tin cậy giữa người mua và người bán, cũng như phương thức thanh toán đã thỏa thuận. Một sai sót nhỏ trên B/L có thể dẫn đến hậu quả lớn: hàng bị giữ lại, phát sinh phí lưu kho, hoặc thậm chí mất trắng lô hàng.

Bạn đang gặp rắc rối với chứng từ xuất nhập khẩu?

Với kinh nghiệm xử lý hàng ngàn lô hàng, Songwin International Logistics Vietnam cung cấp dịch vụ tư vấn và làm thủ tục logistics trọn gói, đảm bảo bộ chứng từ, bao gồm Bill of Lading, luôn chính xác, hợp lệ và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!

• Địa chỉ: 344 Nguyễn Trọng Tuyển, Phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
• Hotline (Zalo): 083.681.3969
• Email: Sales2@songwinlog.com