Trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, việc nắm rõ từng loại chứng từ là yếu tố rất quan trọng để doanh nghiệp chủ động kế hoạch giao hàng, hạn chế phát sinh chi phí và tránh rủi ro trễ tàu. Một trong những chứng từ mà bộ phận xuất khẩu thường xuyên làm việc cùng hãng tàu hoặc forwarder chính là S/O (Shipping Order).
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa Shipping Order (S/O) và Shipping Instruction (SI), hoặc chưa hiểu rõ quy trình để được cấp lệnh cấp container. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong quá trình lấy container rỗng, đóng hàng, hạ bãi và hoàn tất thủ tục xuất khẩu.
S/O (Shipping Order) Là Gì?
Shipping Order (S/O) là chứng từ do hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận vận tải (Forwarder) phát hành sau khi booking của khách hàng được xác nhận.
Trong thực tế làm hàng, S/O còn được gọi là:
- Lệnh cấp container
- Lệnh xếp hàng
- Lệnh giao hàng
Đây là chứng từ thể hiện hãng tàu đã chấp nhận chỗ đặt của doanh nghiệp và cho phép thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu, bao gồm:
- Nhận container rỗng tại depot đối với hàng FCL.
- Kéo container về kho để đóng hàng.
- Làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
- Hạ container tại cảng hoặc CY đúng thời hạn.
- Đưa hàng lên tàu theo lịch đã xác nhận.
Có thể hiểu đơn giản, Shipping Order là căn cứ để doanh nghiệp bắt đầu triển khai lô hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Vai Trò Của Shipping Order Trong Xuất Nhập Khẩu
Trong nghiệp vụ logistics, Shipping Order không chỉ là giấy xác nhận booking mà còn là chứng từ kết nối giữa nhiều bên liên quan như:
- Doanh nghiệp xuất khẩu
- Hãng tàu
- Forwarder
- Depot
- Cảng biển
- Đơn vị vận chuyển nội địa
Một S/O hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp:
- Xác nhận booking đã được hãng tàu chấp thuận.
- Theo dõi chính xác lịch tàu, chuyến tàu và hành trình vận chuyển.
- Biết rõ nơi lấy container rỗng và nơi hạ container.
- Nắm được các mốc thời gian quan trọng như Closing Time và SI Cut-off.
- Chủ động sắp xếp kế hoạch đóng hàng, khai báo hải quan và giao hàng lên tàu.
Nếu không có Shipping Order, doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục các bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu một cách hợp lệ.
Shipping Order Bao Gồm Những Thông Tin Gì?
Khi nhận được Shipping Order, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên chứng từ để tránh sai sót trong quá trình làm hàng.
Booking Number
Đây là mã đặt chỗ của lô hàng do hãng tàu cấp.
Booking Number được sử dụng để:
- Tra cứu thông tin booking.
- Làm việc với hãng tàu hoặc forwarder.
- Theo dõi tiến độ vận chuyển.
- Đối chiếu khi làm thủ tục tại cảng hoặc depot.
Vessel / Voyage
Bao gồm:
- Tên tàu (Vessel)
- Số chuyến (Voyage)
Thông tin này giúp xác định chính xác container sẽ được xếp lên chuyến tàu nào.
Port of Loading (POL)
Là cảng xếp hàng, nơi container được đưa lên tàu.
Ví dụ: Cát Lái, Hải Phòng, Cái Mép...
Port of Discharge (POD)
Là cảng dỡ hàng tại nước nhập khẩu.
Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác thông tin này để tránh giao hàng sai cảng đến.
ETD và ETA
- ETD (Estimated Time of Departure): Thời gian tàu dự kiến khởi hành.
- ETA (Estimated Time of Arrival): Thời gian tàu dự kiến đến cảng đích.
Đây là cơ sở để doanh nghiệp lên kế hoạch giao nhận hàng hóa phù hợp.
Closing Time
Closing Time là thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp hoàn tất việc hạ container vào cảng.
Nếu container hạ sau thời điểm này, hàng có thể bị rớt tàu, kéo theo nhiều chi phí phát sinh và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
SI Cut-off
Đây là thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp gửi Shipping Instruction (SI) cho hãng tàu nhằm phát hành vận đơn (Bill of Lading).
Empty Pick-up Depot
Là địa điểm nhận container rỗng.
Full Return Depot / CY
Là địa điểm hạ container sau khi đã đóng hàng xong.
Container Type
Thông tin về loại container và số lượng container được cấp, ví dụ:
- 20DC
- 40HC
- 40RF
- Open Top
- Flat Rack
Quy Trình Để Được Cấp Shipping Order (S/O)
Để được hãng tàu hoặc forwarder phát hành Shipping Order, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình booking và xác nhận thông tin lô hàng.
Bước 1: Gửi Booking Request
Doanh nghiệp hoặc forwarder sẽ gửi Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ vận chuyển.
Thông tin booking thường bao gồm:
- Người gửi hàng (Shipper)
- Người nhận hàng (Consignee)
- Cảng xếp hàng (POL)
- Cảng dỡ hàng (POD)
- Loại hàng hóa
- Khối lượng hàng
- Loại container
- Số lượng container
- Ngày dự kiến xuất hàng
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, hãng tàu sẽ kiểm tra:
- Lịch tàu
- Tình trạng chỗ trên tàu
- Năng lực vận chuyển
- Tình trạng container rỗng
Nếu đáp ứng được yêu cầu, hãng tàu sẽ xác nhận booking.
Bước 2: Nhận Booking Confirmation
Khi booking được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được Booking Confirmation.
Đây là chứng từ xác nhận hãng tàu đã giữ chỗ cho lô hàng theo đúng thông tin đã đăng ký.
Booking Confirmation thường bao gồm:
- Booking Number
- Tên tàu
- Voyage
- ETD
- ETA
- Closing Time
- SI Cut-off
- Loại container
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trước khi chuyển sang bước tiếp theo để tránh sai lệch khi phát hành S/O.
Bước 3: Hãng Tàu Hoặc Forwarder Phát Hành Shipping Order
Sau khi booking được xác nhận, hãng tàu hoặc forwarder sẽ phát hành Shipping Order (S/O).
Tùy theo từng hãng tàu, S/O có thể được gửi theo các hình thức sau:
- Gửi qua email dưới dạng file PDF
- Cập nhật trên hệ thống đặt chỗ trực tuyến
- Phát hành qua cổng điện tử của hãng tàu
Đây là căn cứ để doanh nghiệp tiến hành các bước tiếp theo như lấy container rỗng, đóng hàng và chuẩn bị xuất khẩu.
Bước 4: Kiểm Tra Thông Tin Trên Shipping Order
Ngay khi nhận được S/O, doanh nghiệp cần đối chiếu toàn bộ thông tin trên chứng từ.
Các nội dung cần kiểm tra kỹ gồm:
- Booking Number
- Tên tàu
- Voyage
- POL
- POD
- Depot lấy container
- Địa điểm hạ container
- Loại container
- Closing Time
- SI Cut-off
Nếu phát hiện sai sót, cần liên hệ ngay với hãng tàu hoặc forwarder để điều chỉnh trước khi triển khai các bước tiếp theo.
Bước 5: Sử Dụng Shipping Order Để Thực Hiện Các Thủ Tục Xuất Hàng
Sau khi Shipping Order đã được xác nhận chính xác, doanh nghiệp sẽ sử dụng chứng từ này để:
- Duyệt lệnh cấp container
- Đặt lịch nhận container rỗng
- Kéo container về kho đóng hàng
- Khai báo VGM
- Hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu
- Gửi Shipping Instruction (SI)
- Hạ container tại cảng trước Closing Time
Đây là giai đoạn rất quan trọng, quyết định việc hàng hóa có được xếp lên tàu đúng lịch hay không.
Những Lưu Ý Khi Sử Dụng Shipping Order
Để hạn chế rủi ro trong quá trình xuất khẩu, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên Shipping Order ngay khi nhận.
- Theo dõi sát Closing Time để tránh rớt tàu.
- Gửi Shipping Instruction đúng thời hạn SI Cut-off.
- Kiểm tra tình trạng container trước khi nhận tại depot.
- Chủ động liên hệ hãng tàu hoặc forwarder nếu cần thay đổi thông tin trên S/O.
Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các chi phí phát sinh như:
- Phí lưu container (Detention)
- Phí lưu bãi (Demurrage)
- Phí đổi booking
- Phí sửa chứng từ
Trong nghiệp vụ logistics, chỉ cần sai một thông tin nhỏ trên S/O cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ giao hàng.
Kết Luận
Shipping Order (S/O) là chứng từ không thể thiếu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Việc hiểu rõ S/O là gì, nắm được quy trình được cấp lệnh cấp container và kiểm tra chính xác các thông tin trên chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tổ chức vận chuyển, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí logistics.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một đơn vị forwarder uy tín hỗ trợ từ khâu đặt booking, cấp S/O, khai báo hải quan, vận chuyển quốc tế đến giao hàng tận nơi, hãy liên hệ với SONGWIN để được tư vấn giải pháp phù hợp.
Với kinh nghiệm thực tế trong ngành logistics và đội ngũ chuyên viên am hiểu nghiệp vụ, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng lô hàng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và tối ưu chi phí.
CÔNG TY TNHH SONGWIN INTERNATIONAL LOGISTICS VIETNAM
📍 Địa chỉ: 344 Nguyễn Trọng Tuyển, Phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
📞 Hotline tư vấn 24/7: 083.681.3969 - 0373.262.105
📧 Email tiếp nhận hồ sơ: Sales2@songwinlog.com
Songwin Logistics – Uy Tín Tạo Nên Thương Hiệu, Chuyên Nghiệp Tạo Nên Thành Công.
