Xuất khẩu hàng hóa không chỉ đơn thuần là vận chuyển từ điểm A đến điểm B. Đó là một chuỗi mắt xích phức tạp liên quan đến pháp lý, hải quan, kỹ thuật đóng gói và quản trị rủi ro quốc tế. Chỉ một sai sót nhỏ trong mã HS Code hay chứng từ cũng có thể khiến lô hàng bị ách tắc, phát sinh chi phí lưu kho bãi khổng lồ.
(1).png)
Với kinh nghiệm hơn 10 năm "thực chiến", Songwin International Logistics xin chia sẻ quy trình xuất khẩu chi tiết từng bước để doanh nghiệp nắm rõ lộ trình.
QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CƠ BẢN (6 BƯỚC)
Dù bạn xuất khẩu nông sản, hàng dệt may hay máy móc công nghiệp, quy trình cơ bản thường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Đàm phán & Ký kết Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Đây là bước nền tảng pháp lý. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý 3 yếu tố "sống còn":
- Điều kiện Incoterms: Cần xác định rõ trách nhiệm rủi ro và chi phí chuyển giao tại đâu (EXW, FOB, CIF hay DDP...).
- Phương thức thanh toán: L/C (Thư tín dụng), T/T (Chuyển tiền), hay D/P... để đảm bảo an toàn tài chính.
- Quy cách hàng hóa: Các tiêu chuẩn kỹ thuật mà hàng hóa phải đáp ứng để được nhập khẩu vào nước sở tại.
Bước 2: Kiểm tra pháp lý & Xin giấy phép xuất khẩu (Nếu có)
Không phải cứ có hàng là xuất được. Trước khi đóng hàng, bạn phải xác định chính xác Mã HS Code của hàng hóa để biết:
- Hàng có bị cấm xuất khẩu không?
- Thuế xuất khẩu là bao nhiêu?
- Có cần xin giấy phép con không? (Ví dụ: Gỗ cần hồ sơ lâm sản, Nông sản cần kiểm dịch thực vật, Mỹ phẩm cần công bố...).
- Lưu ý: Việc áp sai mã HS Code là lỗi phổ biến nhất dẫn đến bị phạt hành chính và truy thu thuế.
Bước 3: Đặt chỗ vận tải (Booking) & Sắp xếp container
Dựa trên lịch giao hàng đã cam kết, bạn cần liên hệ Forwarder để lấy Booking.
- Với hàng lẻ (LCL): Tính toán số khối (CBM) để đặt chỗ.
- Với hàng nguyên (FCL): Chọn loại container phù hợp (Cont 20’, 40’, Cont lạnh RF, Cont mở nóc OT...).
- Lưu ý: Cần cân nhắc thời gian Cut-off time (Hạn chót hạ bãi/cắt máng) để tránh rớt tàu.
Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa, Đóng gói & Ký mã hiệu (Shipping Mark)
Hàng hóa đi biển dài ngày chịu tác động lớn của độ ẩm và va đập.
- Đóng gói: Phải đúng chuẩn xuất khẩu (kiện gỗ hun trùng, hút chân không, chống ẩm...).
- Shipping Mark: Dán nhãn trên kiện hàng chứa thông tin: Tên hàng, Người gửi/nhận, Số kiện, Xuất xứ (Made in Vietnam). Nếu thiếu nhãn này, hàng hóa rất dễ bị thất lạc hoặc bị hải quan nước nhập khẩu phạt.
Bước 5: Làm thủ tục Hải quan & Thông quan hàng hóa
Đây là bước quyết định lô hàng có được xuất đi hay không. Quy trình trên hệ thống VNACCS/VCIS sẽ phân luồng:
- 🟢 Luồng Xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa (Thông quan ngay).
- 🟡 Luồng Vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy (Invoice, Packing List, Contract, Giấy phép...).
- 🔴 Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng. Đây là bước rủi ro nhất nếu hàng thực tế không khớp với chứng từ.
Bước 6: Hoàn tất chứng từ & Gửi cho đối tác
Sau khi tàu chạy, doanh nghiệp nhận Vận đơn (Bill of Lading) từ hãng tàu/Forwarder.
- Tập hợp bộ chứng từ gốc (Bill, Invoice, Packing List, C/O - Chứng nhận xuất xứ...).
- Gửi bộ chứng từ này cho người mua (Consignee) để họ làm thủ tục nhập khẩu bên nước sở tại.
SONGWIN INTERNATIONAL LOGISTICS - CHUYÊN GIA XỬ LÝ HÀNG KHÓ & PHỨC TẠP
Tại sao nhiều doanh nghiệp chọn tự làm bước 1, nhưng từ bước 2 đến bước 6 lại tin tưởng giao phó cho Songwin?
Bởi vì với hơn 10 năm kinh nghiệm, Songwin không chỉ là đơn vị vận chuyển, chúng tôi là nhà giải quyết vấn đề.
1. Bản lĩnh xử lý đa dạng loại hình hàng hóa
Chúng tôi không ngại khó. Songwin tự tin xử lý trôi chảy mọi loại hàng hóa từ đơn giản đến cực kỳ phức tạp:
- ✅ Hàng tổng hợp (General Cargo): Dệt may, nội thất, đồ gia dụng, bao bì...
- ✅ Hàng Nông - Lâm - Thủy sản: Xử lý nhanh gọn kiểm dịch thực vật/động vật, hun trùng, bảo quản lạnh (Frozen/Chilled) để giữ độ tươi ngon.
- ✅ Hàng Siêu trường - Siêu trọng & Dự án: Máy móc công nghiệp, dây chuyền sản xuất khổ lớn.
- ✅ Hàng Hóa chất & Nguy hiểm (DG): Có đầy đủ chứng chỉ và kinh nghiệm xử lý MSDS, dán nhãn nguy hiểm đúng quy định quốc tế.
2. Tư vấn giải pháp tối ưu chi phí
Thay vì chỉ báo giá, Songwin tư vấn giải pháp:
- Tư vấn mã HS Code chính xác nhất để tối ưu thuế.
- Lựa chọn hãng tàu/hãng bay có giá tốt và lịch trình phù hợp nhất.
- Hạn chế tối đa các chi phí phát sinh (DEM/DET, lưu kho bãi) nhờ quy trình làm việc tốc độ.
3. Cam kết đồng hành 24/7
Đội ngũ Songwin luôn theo sát lô hàng từng giờ. Bất kể khi nào bạn cần, chúng tôi đều sẵn sàng hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh khẩn cấp.
KẾT NỐI VỚI SONGWIN NGAY HÔM NAY
Đừng để thủ tục phức tạp làm rào cản đưa hàng Việt ra thế giới. Hãy để kinh nghiệm 10 năm của chúng tôi phục vụ cho thành công của bạn.
🚛 CÔNG TY SONGWIN INTERNATIONAL LOGISTICS VIỆT NAM
- 📍 Địa chỉ: 344 Nguyễn Trọng Tuyển, Phường Tân Sơn Hòa, TP. Hồ Chí Minh
- ☎️ Hotline/Zalo: 083.681.3969
- 📧 Email: sales2@songwinlog.com
