Từ ngày 01/08/2026, doanh nghiệp sử dụng Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (ECOSYS) cần thực hiện đăng ký lại đơn vị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) theo quy định tại Thông tư 26/2026/TT-BCT.

Đây là nội dung được Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương hướng dẫn triển khai nhằm đáp ứng việc nâng cấp hệ thống ECOSYS và bảo đảm việc cấp C/O theo quy định mới được thực hiện đồng bộ trên toàn quốc.

Nếu doanh nghiệp chưa cập nhật thông tin trước thời điểm áp dụng, quá trình nộp hồ sơ xin cấp C/O có thể bị gián đoạn.

Vì sao doanh nghiệp phải đăng ký lại nơi cấp C/O?

Theo hướng dẫn của Cục Xuất nhập khẩu, việc đăng ký lại đơn vị cấp C/O nhằm triển khai các nội dung mới của Thông tư 26/2026/TT-BCT, đồng thời điều chỉnh chức năng trên hệ thống ECOSYS để phù hợp với quy trình quản lý mới.

Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp vẫn thực hiện thủ tục xin cấp C/O trên ECOSYS như bình thường.

Hướng dẫn đăng ký lại nơi cấp C/O trên ECOSYS

Bước 1. Đăng nhập hệ thống ECOSYS

Doanh nghiệp truy cập Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (ECOSYS) và đăng nhập bằng tài khoản đang sử dụng.

Sau khi đăng nhập, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin đăng ký hiện tại của doanh nghiệp.

Bước 2. Cập nhật đơn vị cấp C/O

Nếu chưa thực hiện theo quy định mới, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu đăng ký lại nơi cấp C/O.

Doanh nghiệp cần hoàn thành bước này trước khi tiếp tục sử dụng các chức năng trên ECOSYS.

Bước 3. Lựa chọn đơn vị cấp và Form C/O

Tại màn hình đăng ký, doanh nghiệp thực hiện:

• Chọn đơn vị cấp C/O.
• Chọn Form C/O tương ứng tại từng đơn vị cấp.

Những thay đổi doanh nghiệp cần lưu ý

Theo cơ chế mới:

• Không còn phân biệt phòng cấp chính và phòng cấp phụ.
• Có thể đăng ký nhiều đơn vị cấp C/O.
• Mỗi Form C/O chỉ được đăng ký tại một đơn vị cấp.
• Muốn thay đổi nơi cấp của một Form C/O phải thực hiện thủ tục thay đổi theo quy định.
• Hệ thống sẽ tự động gợi ý các Form C/O doanh nghiệp đã đăng ký trước đây để thuận tiện cho việc cập nhật.

Bước 4. Xác nhận thông tin đăng ký

Sau khi hoàn tất việc lựa chọn đơn vị cấp, doanh nghiệp:

• Kiểm tra lại thông tin đăng ký.
• Xác nhận dữ liệu.
• Gửi đăng ký lên hệ thống.

Đối với lần đăng ký đầu tiên, ECOSYS sẽ tự động phê duyệt và gửi kết quả qua email cũng như tài khoản doanh nghiệp.

Các lần thay đổi sau sẽ thực hiện theo quy trình thay đổi đơn vị cấp C/O.

Bước 5. Tiếp tục thực hiện hồ sơ xin cấp C/O

Sau khi cập nhật thành công, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện quy trình xin cấp C/O như hiện nay:

• Tạo hồ sơ đề nghị cấp C/O.
• Đính kèm chứng từ.
• Gửi hồ sơ.
• Theo dõi kết quả xử lý.
• Nhận C/O điện tử.

Doanh nghiệp cần hoàn thành trước ngày 01/08/2026

Cục Xuất nhập khẩu đề nghị các doanh nghiệp chủ động cập nhật thông tin trên ECOSYS trước thời điểm 01/08/2026 để tránh ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu và quá trình xin cấp C/O.

Điều kiện cần duy trì khi thực hiện cấp C/O

Bên cạnh việc cập nhật nơi cấp, doanh nghiệp và tổ chức cấp C/O cần tiếp tục đáp ứng các điều kiện theo quy định, bao gồm:

• Có nhân sự thực hiện nghiệp vụ cấp C/O.
• Người ký C/O được đào tạo về quy tắc xuất xứ hàng hóa.
• Có tài khoản thu phí chứng nhận xuất xứ.
• Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin để vận hành hệ thống ECOSYS ổn định.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ cấp C/O theo quy định.

Việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện này sẽ giúp quá trình cấp C/O diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh vướng mắc.

Nếu gặp vướng mắc thì liên hệ ở đâu?

Theo Công văn số 870/XNK-XXHH ngày 21/7/2026, Cục Xuất nhập khẩu hướng dẫn:

• Đối với vướng mắc về nghiệp vụ xuất xứ hàng hóa, doanh nghiệp liên hệ Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương.
• Đối với vướng mắc về Hệ thống ECOSYS, doanh nghiệp liên hệ Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương để được hỗ trợ kỹ thuật.

Songwin hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục C/O

Songwin hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình xin cấp C/O và sử dụng hệ thống ECOSYS, bao gồm:

• Tư vấn quy định mới về xuất xứ hàng hóa.
• Hướng dẫn đăng ký lại đơn vị cấp C/O.
• Kiểm tra hồ sơ trước khi nộp.
• Tư vấn lựa chọn Form C/O phù hợp.
• Hỗ trợ xử lý vướng mắc trong quá trình xin cấp C/O và khai báo trên ECOSYS.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị xuất khẩu hàng hóa sau 01/08/2026, hãy chủ động cập nhật thông tin trên ECOSYS ngay từ bây giờ để đảm bảo quá trình cấp C/O không bị gián đoạn. Songwin luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong các thủ tục xuất nhập khẩu và logistics.